Posti Oy saa päivittäin yritysasiakkailtaan kymmeniä tuhansia tilauspyyntöjä, jotka kulkevat sähköisinä sanomina Postin integraation kautta kuljetustehtävinä kuljettajille ja lopulta laskutukseen. Järjestelmä on ollut olemassa jo toista vuotta, mutta sanoman läpimenoon kuluvaa aikaa ei ole aiemmin pystytty kovin tarkasti mittaamaan eikä komponenteissa tapahtuvia virheitä paikantamaan riittävän tehokkaasti.

”Postilta esitettiin toive sanomajärjestelmän päälle rakennettavasta valvonnasta, jolla haettiin ratkaisua kolmeen pääasiaan”, kertoo Ville Hirvimies, konsultti Wakarun teknologiapalveluista.

”Ensinnäkin haluttiin varmistaa sanoman kulkevan oikeisiin paikkoihin oikeassa muodossa. Toiseksi haluttiin selvittää, kauanko sanoman läpimeno vie eri vuorokauden aikoina ja sesonkiaikaan. Kolmanneksi Postille haluttiin kokonaisnäkymä, jonka avulla komponenteissa tapahtuvat häiriöt saataisiin osoitettua heti oikealle taholle korjattaviksi ja palvelu palautettua normaaliin tilaan mahdollisimman pian”, Hirvimies selventää.

Kriittisiä ja kalliita minuutteja

Postille luotu valvontajärjestelmä kattaa suurten yritysten päivittäiset rahtikuljetukset sekä kuljetustuotannon jakamat pakettitoimitukset. Jaettavia ja noudettavia lähetyksiä on kymmeniä tuhansia vuorokaudessa. Kuluttajapuoli kirjelähetyksineen kuuluvat puolestaan eri järjestelmään.

Postin prosessien sujuvuuden kannalta IT-järjestelmien toimivuus on ensiarvoisen tärkeää: jos vasteaika venyy eikä kuljettaja saa ajoissa tietoa noutopaikasta ja -ajasta, jäävät lähetykset noutamatta. Yksistään menetetty työaika tulee todella kalliiksi, jos esimerkiksi viivakoodinlukujärjestelmät lakkaavat toimimasta.

”Tarve valvontajärjestelmälle Postin integraation ja sitä kautta asiakkaiden kokeman laadun varmistamiseksi oli ilmeinen. Posti valitsi kumppanikseen Wakarun teknologiapalvelun, jonka kanssa sillä oli jo ennestään hyvä ja pitkä kokemus erilaisten IT-järjestelmien valvonnasta” kertoo Mikko Särkkä, joka työskentelee Postin kuljetustuotannon järjestelmistä vastaavana johtajana.

Sama sabluuna toimisi kaikilla suuryrityksillä

Wakarun teknologiapalvelut tuottavat asiakkailleen loppukäyttäjämittauksia ja valvontaa erilaisilla olemassa olevilla työkaluilla, kuten Wakaru BSM –järjestelmällä. Postin tapauksessa ei kuitenkaan käytetty pelkästään Wakarun yleisiä teknologioita, sillä tarve oli astetta monimutkaisemmalle valvontajärjestelmälle.

Siinä missä integraatioalustakin oli rakennettu käsin, oli myös valvonta tehtävä osittain käsityönä. Tieto oli ensin kerättävä eri tietolähteistä sekä henkilöiltä, jotka tuntevat komponentit läpikotaisin. Asiakkaalle, tässä tapauksessa Postille, tärkeintä oli saada eri lähteistä kerätty tieto selkeästi esitettynä ja helposti seurattavassa muodossa.

”Perusperiaate sanomaliikenteessä on sama riippumatta siitä, tilataanko nouto paketille, viiniä Italiasta tai grillimakkaraa Pietarsaaresta. Postille rakennetun valvontajärjestelmän sabluuna toimii kaikille yrityksille, joilla on paljon sanomaliikennettä”, Hirvimies kertoo.

”Järjestelmät tietysti poikkeavat toisistaan, mutta yritysten tarpeet valvonnan suhteen ovat samanlaiset. Tarpeet tosin nousevat esiin yleensä vasta, kun ongelmia alkaa syntyä. Kun maturiteettitasolla sitten edetään vähän pidemmälle, yrityksissä ymmärretään, miten hurjasti valvonta säästää työaikaa. Häiriöt saadaan nopeasti paikannettua sekä osoitettua oikealle taholle korjattaviksi. Toisaalta omaa prosessia voidaan myös valvonnan avulla kehittää ja todentaa myös palvelutason parantuminen.”

Valvonta nopeuttaa ratkaisun löytymistä

Sanomaliikenteen valvontajärjestelmä on ollut Postilla käytössä joulukuusta 2015 alkaen. Tavoitteena on ollut käsittelyaikojen pienentäminen ja virheiden korjaaminen ennen kuin ne näkyvät yritysasiakkaille asti. Nyt tietoa tilausmääristä pystytään Postilla ristiin korreloimaan valvontadatan kanssa.

”Monista eri toimittajista, komponenteista sekä monimutkaisista integraatioista koostuvissa järjestelmissä tapahtuu väkisinkin häiriöitä. Monesti jos tarkempaa tietoa häiriön sijainnista ei ole, joudutaan luomaan useammalle toimittajalle palvelupyyntö, jossa pyydetään tarkistamaan, onko ongelma jossain heidän komponentissaan. Valvonnalla tämä ongelma poistuu”, Hirvimies selventää.

Wakarun teknologiapalvelut rakentavat valvontajärjestelmät ja huolehtivat sen toimivuudesta. Valvonnan tuottama tieto ja sen hyödyntäminen esimerkiksi virheiden korjaamiseen on kuitenkin yrityksen itsensä vastuulla.

”Postilla järjestelmä on otettu ilolla vastaan. Nyt pystymme reagoimaan heti mahdollisiin häiriöihin. Lisäksi valvonta on osoittanut myös integraation heikot kohdat, jotka olemme jo pikaisesti päässeet korjaamaan. Integraatiokerroksen luotettavuus on selvästi kasvanut valvontajärjestelmän ansiosta”, Särkkä kertoo.